مقدمه:
امروزه با پیشرفت علوم وتکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است واینکار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع وحداکثر از امکانات رامی طلبد . تقسیم کار ورشد جمعیت نیازاستفاده از فرآورده های دیگران را بوجود آورده است واین خود زمینه پیدایش سازمانهای معظم گردیده که در این نظامهای پیچیده فنی ـ اجتمای ،انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد. انبار می تواند درعرضه به موقع محصول ،جریان عادی تولید ،ثبات قیمت محصول، تعمیر ونگهداری ماشین ها و…نقش مهمی را ایفا کند به طوریکه نقش آن درتجارت غیر قابل انکار است . ارزش ریالی موجودیهای انبار در صناعی مختلف متفاوت است وعوامل مختلفی درمیزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی ، تجاری مؤثرند مثل روش تولید ،دوره تولید ،میزان بکارگیری ماشین آلات ،نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ،نوع مواد اولیه مورد احتیاج ،نوسانات ارزی وقیمت در بازارهای جهانی ، وضعیت واحد صنعتی درکل صنعت کشور وجهان و…. وبالاخره سیتم های تدارکاتی وسفارشات واحدهای تولیدی ،اما انباره به دلایل مختلفی برای مؤسسات ومراکز تجاری ـ صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می باشد که اهم آنها عبارتند از :
1) ارزش بالای سرمایه درگردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می شود .
2) ارتباط مداوم وتنگاتنگ بخش انبار با بخشهایی نظیر تولید یا تعمیر ونگهداری ووقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندیها .
3) ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه ریزی مواد باید به نحوی باشدکه ضربه های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد راخنثی نماید وحکم ضربه گیر را در سازمان داشته باشد.
هدف ما دراین مجموعه ارائه مطالبی نسبتاً جامع در خصوص سیستمها ومدلهای انبارداری وبرنامه ریزی کنترل موجودی انبارهاست. امید است که این پروژه گامی باشد هرچندکوچک در راه تکمیل مدیریت سیستم های انبارداری وآرزوی ما رضایت شماست که هیچ هدفی والاتر از آن نیست.
بخش اول
تعریف انبار :
امروزه انبار د یگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی ورضایت بخش است که از دوجهت اطلاعاتی وفیزیکی مورد توجه قرارگیرد به طور کلی انبا رمحل وفضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی یا مواداولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
1) انبارهای پوشیده :
این مکان از تمام اطراف بسته است ودارای سقف ووسایل ایمنی کامل می باشد .
2) انبارهای سرپوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند .
3) انبار با ز یامحوطه :این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
انواع موجودیهای انبار :
اجناس وکالاهای موجود درانبار اعم ازمؤسسات تولیدی وغیر تولیدی را می‌توان به شرح زیر تقسیم کرد :
1) مواد اولیه یا مواد خام :ازاین مواد برای تولید کالا استفاده می شود .
2) کالای درجریان ساخت : که شامل بهای ناقص دستمزد ومواد وهزینه های سربار ساخت می باشد .
3) کالای ساخته شده : به کالایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله تکمیلی رسیده وقابل عرضه به بازار می باشد.
4) اجناس خریداری شده جهت فروش : این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری درآنها در بازار جهت فروش عرضه می گردد وبه طور موقت در انبارها نگهداری می شود .
5) موادولوازم مصرفی: که درتولید غیر مستقیم موثرندمثل: گریس ، روغن ،ملزومات وغیره.
6) اجناس اسقاطی : اجناسی هستند که مستهلک شده وغیرقابل استفاده اند ومعمولاً به مزایده گذاشته می شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می گیرند .
وظایف انباردار :
1) تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارک اولیه.
2) صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .
3) مراقبت ونگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ،ضایعه ،حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار
4) پیش بینی ، برنامه ریزی وکنترل مواد انبار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت وکالاهای آن وسیاست مؤسسه .
5) تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها ونظریات اصلاحی وسایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
6) صدور قبض انبار پس از دریافت کالا وحواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی وفرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وکارتهای مربوطه.
7) بایگانی اسناد ومدارک مربوط به انبار وتعبیه یک کارت برای هریک از اقلام انبار.
کدگذاری کالاها:
تعریف وفواید کدگذاری :
به ایجادرویه وسیستمی که بوسیله آن اطلاعات ونشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا ازنقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند . که به معنی رمز یا نشان خاص است وجهت سهولت درکار وتقلیل حجم گفته ها ونوشته ها به کار می رود درکدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها، نورها ،اشکال ، اعداد ،الفبا و… یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از :
1) جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق تر کالاها .
2) استاندارد کردن کالاهاوکمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .
3) ثبت عملیات واردات وصادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته .
4) صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وکنترل.
انواع روشهای کدگذاری :
1) روش ساده با روش اعداد ترکیبی .
2) روش اعداد گروهی
3) روش اعشاری یا روش دیوئی
4) روش حروفی یا الفبایی
5) روش نیمونیک یا روش استفاده از حرف اول نام کالاها
6) روش مخفی
7) روش کدینگ ویژه
8) روش کدینگ استاندارد .
بخش دوم
کلیات
در امور تدارکات و کارپردازی، سیستم انبارداری از اهمیت خاصی برخوردار است وهمکاری این دو واحد خدماتی با یکدیگر اجتناب ناپذیر می باشد. سیستم صحیح انبارداری متضمن مزایای زیر است:
دریافت-حفاظت و در دسترس قراردادن کالا،مواد و وسایل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام می شود.
-با اعمال کنترل دقیق، از ازدیاد خارج از حد موجودیها که ممکن است بر اثر تغییر قیمتها باعث زیان گردد، جلوگیری می شود.
- با استفاده صحیح از سیستم انبارداری، میزان موجودی کالا در انبار ومیزان مصرف آن در هر واحد کالا که پایه و اساس حسابداری صنعتی می باشد، محاسبه می گردد.
- کنترل میزان موجودی در انبار از نظر قیمت بسهولت صورت می گیرد.
- صدور قبض انبار (رسید جنس به انبار) موجبات تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده وعملیات حسابداری میگردد.
- چون میزان موجودیها معمولا به قیمت تمام شده در انبار نگهداری می شود، لذا در صورت خسارت ناشی از آتش سوزی وتعیین سایر ضایعات وخسارت وارد شده محاسبه می شود.
2)تعرف انبار
به محل وفضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد، انبار گفته میشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت می باشد:
-انبارهای پوشیده: این مکان از تمام اطراف بسته ودارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشد.
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبارداری سقف است ولی چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبی می باشد. این نوع انبارها،کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند.
-انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه می باشد ومعمولا برای نگاهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
3)وظایف انباردار
انباردار کسی است که عهده دار وظایف زیر می باشد:
-تحویل گرفتن اجناس وکالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید.
-صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا
- صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا
- صدور فرمهای مرجوعی، برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه
- صدور برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم
- ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و کارتهای انبار
- طبقه بندی ، تنظیم وکدگذاری کالا و جنس
- همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل ،حداکثر ونقطه ی سفارش
- حفظ وحراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار
- بایگانی اسناد و مدارک انبار
- ارائه گزارشهای لازم به مقامات ذیربط
انواع موجودیهای انبار
اجناس وکالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولید یا غیرتولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:
¼ مواد خام یا مواد اولیه
از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.
2/4مواد ولوازم مصرفی
مواد ولوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمانهای تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.
¾ مواد ولوازم درجریان ساخت
به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جریان ساخت گویند.
4/4 کالای تمام شده
به کالاهایی گفته میشود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
5/4 اجناس خریداری شده جهت فروش
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچگونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد وبه طور موقت در انبار نگهداری می شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.
5-سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اولیه در واحدهای تولیدی معمولا زیر نظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها ،انبار مستقیما زیر نظر مدیر کارخانه انجام وظیفه می نماید.
درسازمانهای بزرگ صنعتی، واحد انبار دارای مدیریت مستقلی است که مستقیما زیر نظر مدیر عامل قرار دارد وتحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات که هر یک از آنها دارای مسئول می باشد انجام وظیفه می کنند.
در سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی، معمولاواحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود این واحدها نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود می باشد.
نمونه هایی از نمودار سازمانی که موقعیت انبار وتدارکات را نشان می دهند در نمودارهای شماره 1و2 نشان داده شده است.
1-در واحدهای تولیدی انبار ومواد اولیه زیر نظر چه کسانی می باشد کامل توضیح دهید؟
2-در سازمانهای بزرگ صنعتی واحد انبار دارای چه مدیریتی می باشد و زیر نظر چه کسانی می باشد کامل توضیح دهید؟
3-در سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی واحد انبار تحت نظر چه کسانی می باشد؟ کامل توضیح دهید.
بخش سوم:
منابع ورود کالا به انبار
کلیات
اجناس و کالاها از چند طریق وارد انبار می شود:
- از طریق خریدهای داخلی
- از طریق خریدهای خارجی
- کالاهای انتقالی از سایر انبارها واجناس برگشتی
- کالا ولوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته می شود
- کالاهای امانی
6-ازطریق خریدهای داخلی
این نوع کالاها در مقابل برگ درخواست کالا توسط واحد خرید تهیه شده وبه انبار ارسال می گردد. خریدهای داخلی ممکن است ازطریق مناقصه انجام گردد. این اجناس پس از کنترل وتنظیم صورت جلسه و انجام سایر تشریفات به انبار تحویل می گردد.
6-از طریق خریدهای خارجی
کالای انتقالی از سایر انبارها واجناس برگشتی
این نوع کالاها واجناس معمولا از کالاهای مازاد بر احتیاج و یا اجناسی که مورد نیاز انبار خاصی نمی باشد به انبار دیگر منتقل می گردد. مازاد کالای صادر شده جهت عملیات تعمیر یا طرحهای ساختمانی و نیز اجناس اسقاط گاهی به انبار عودت داده می شوند. در این صورت لازم است صورت دقیقی از کلیه ی کالاهای قابل استفاده برگشتی به انبارتهیه شود تا بتوان حساب انبار را با قیمت آنها بدهکار وحساب هزینه عملیاتی یا دستور کارساختمانی مربوط را بستانکار نمود.
نحوه وموارد استفاده از فرم انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر
انتقال کالا از انباری به انبار دیگر منوط به استفاده و تکمیل فرم خاصی به همین منظور می باشد. فرمهای مذکور قبلا شماره گذاری شده اند و مشخصات کالا، کد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضی در آن ثبت می گردد.معمولا فرمهای انتقال کالا در چهار و دربعضی از موسسات در پنج نسخه تهیه می شود. سه نسخه ی اول به انبار تحویل دهنده ی کالا ارسال می گردد. و نسخه چهارم جهت پیگیری در انبار متقاضی بایگانی می شود. انبار تحویل دهنده ی کالا پس از دریافت فرم تقاضای کالا، ستون مربوط به مقدار یا تعداد تحویلی به انبار متقاضی را تکمیل وسایر نسخ را به ترتیب زیر توزیع می کند:
نسخه ی اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضی ارسال می گردد. انبار متقاضی پس از دریافت جنس نسخه اول تقاضا را بایگانی می نماید. نسخه دوم پس از امضا و تایید وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عملیات مالی به حسابداری ارسال می گردد.
نسخه ی سوم در انبار صادرکننده ی کالا و در پرونده های کالاهای صادر شده بایگانی می شود.
لازم به توضیح است که پس از وصول نسخه ی اول به انبار تقاضا کننده، نگاهداری نسخه ی چهارم(پی گیری) لزومی ندارد.
نمونه فرم انتقال کالا از انباری به انبار دیگر در تصویر شماره 1 نشان داده شده است.
نحوه و مواد استفاده از فرم برگشت کالا
واحد برگشت دهنده ی کالا باید فرمی جهت ثبت کالای برگشت شده به انبار تنظیم نماید. این فرم شامل مشخصات وشماره وکدجنس و مقدار برگشت شده کالا به انبار خواهد بود.همچنین شماره حساب هزینه ی عملیاتی یا دستور کار ساختمانی که باید بستانکار شود نیز در بعضی از فرم ها قید می گردد. فرم کالای برگشتی به انبار باید قبلا شماره گذاری شده ودر پنج نسخه صادر گردد. چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال ونسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بایگانی می گردد. انبار دار دریافت کننده ی جنس باید روی هر چهارنسخه رسید کالا را اعلام ونسخ اول و دوم را به دایره ی حسابداری کالا جهت ثبت قیمت کالاها در کارتهای مربوط ارسال دارد. نسخه ی سوم به واحد برگشت دهنده ی کالا فرستاده میشود و نسخه ی چهارم توسط انباردار جهت ثبت در کارتهای انبار بایگانی می گردد.
نمونه ی فرم برگشت کالا به انبار در فرم شماره 2 نشان داده شده است.
6-کالاها و لوازمی که در کارگاه های یک موسسه ساخته می شود
این اجناس معمولا در واحدهای تولیدی و هنرستانهای صنعتی از مواد اولیه ای که از انبار دریافت و یا خریداری می گردد ساخته شده وسپس به صورت یک کالای جدید به انبار عودت داده میشود.
7-ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار
کالاهای خریداری شده برای تنظیم ونگاهداری تحویل انبار می شود. اجناس مذکور همراه یک نسخه از فرم درخواست کالا، تقاضای خرید، فرم سفارش( معمولا بدون ذکر قیمت) به انبار فرستاده می شود. پس از کنترل دقیق اجناس وتطبیق آنها با فهرست وامضای مربوط و بالاخره تعیین مقدار آنها توسط انباردار نسبت به تحویل کالا وصدور رسید انبار اقدام می گردد. قبض انبار یا رسید جنس به انبار یکی از مهمترین فرمها واسناد انبار وحسابداری به شمار می رود.
به مجموعه ی فرمهای در خواست کالا ،تقاضای خرید، فرم سفارش، فاکتور فروشنده و رسید انبار مدارک خریدگفته می شود. براساس این مدارک، مبلغ کالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 33 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلود مقاله انبار داری
