مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى
لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word(قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:89
فهرست مطالب :
1-6 - مطالعه سیستم موجود چیست ؟
2-6 - چرا باید مطالعه انجام شود ؟
3-6 - مراحل مطالعه ؟
4-6 - برنامهریزى
5-6 - جمعآورى اطلاعات کلى در مورد محدوده تحت مطالعه
6-6 - درک سیستم موجود و تهیه اطلاعات خلاصهاى در مورد سیستم موجود
7-6 - پىبردن به مشکل
8-6 - بررسى امکان پذیرى
9-6 - تعریف دقیق مسئله
10-6- تعیین محیط عمومى و بستره نرمافزارى و سختافزارى
11-6- برنامه ریزى مطالعه و طراحى سیستم جدید
12-6- برآورد هزینه و زمان و ارزش کارائى مطالعه و طراحى سیستم جدید
13-6- تنظیم گزارش مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى
14-6- تلفیق فازها
15-6- بررسى موردى
چکیده :
مطالعه سیستم موجود چیست؟
براى آنکه تحلیلگر، اصلاحاتى را در یک سازمان انجام دهد، اولین چیزى که باید بداند آنست که سیستم موجود در سازمان چگونه عمل مىکند و چه مشکلاتى در آن وجود دارد. این کار طى فاز مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى انجام مىشود. در این فاز تحلیلگر اطلاعاتى پیرامون سیستم موجود کسب کرده و امکان پذیر بودن تغییرات را بررسى مىکند (شکل 1-6). این مطالعه شامل موارد زیر است :
بررسى سیستم موجود سازمان و مستند کردن آن.
تعیین نقاط ضعف و مشکلات سیستم موجود.
تعیین راهحلهاى کلان (وارد جزئیات راه حل نمىشود) براى رفع مشکلات.
بررسى میزان کارائى راهحلها و تعیین ارزش سیستم جدید.
تعیین میزان هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید (فاز بعدى).
تعیین دقیق اهداف و نقطهاى که باید به آن برسیم (در انتهاى مطالعه و فاز بعدى) و اثبات امکان پذیر بودن اهداف.
تعیین مشکلاتى که در مطالعه وجود خواهد داشت و اعلام آن به سازمان، براى تصمیم مناسب. نظیر اصطکاک با کارکنان، بازآموزى و ...
تعیین شرایط و سیستم کامپیوترى و انتخاب سختافزار و محیط مناسب آن، و انتخاب سیستم عامل نرمافزار و نیز تعیین خط مشى و مشخصات سیستم کامپیوترى مورد نیاز.
بررسى روشهاى مختلف انجام طرح و ابعاد آن شامل شرایط محیطى، عوامل انسانى و....
در انتهاى این فاز، تحلیلگر گزارشى از وضعیت سیستم موجود و مشکلات آن را تنظیم و به مدیریت ارائه مىکند. مدیریت احتمالاً نقطه نظرات جدیدى را مطرح و یا نواقصى را در گزارش به تحلیلگر گوشزد کرده و تحلیلگر این موارد را در گزارش اصلاح مىکند. این روند اصلاح ممکن است چند بار تکرار شود (شکل 2-6). پس از آن، زمانى که هیچ نقطه ابهام و اشکالى در گزارش وجود نداشته باشد، مدیریت گزارش مطالعه سیستم موجود را تایید کرده و دستور آغاز به کار فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید را صادر مىکند. چنین فراروندى براى فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید نیز تکرار مىشود، تا مدیریت تایید و دستور پیادهسازى را بدهد.
چرا باید مطالعه انجام شود؟
همانطور که مشاهده مىشود، مطالعه سیستم موجود شامل چندین فعالیت متفاوت است، که هر یک زمانگیر و نیاز به صرف وقت و تلاش کافى است. با توجه به اینکه در انتهاى این مرحله چیز جدیدى به سیستم موجود اضافه نخواهد شد و تنها یک بررسى است، به عبارت دیگر محصول جدید و ملموسى ندارد، مدیران و برخى از تحلیلگران نمىتوانند وجود آنرا تحمل کنند. وقتى مىخواهید یک زمین بایر را به یک باغ تبدیل کنید، باید ابتدا آنرا شخم بزنید، سنگهاى آن را خارج کنید و مدتى را صرف آماده کردن آن کنید. اما اغلب افراد علاقه دارند سریعتر درختها را بکارند. اگر شرایط آماده نشده باشد، درختهاى کاشته شده پس از مدتى از بین خواهند رفت. مطالعه سیستم موجود مانند آماده کردن زمین براى کاشت است. تحلیلگرانى که مطالعه سیستم موجود را به دلایلى چون کم اهمیت شمردن آن، تنبلى، فشار مدیریت و ... بسیار سریع و ناقص انجام مىدهند و یا بعضا، اصلاً آنرا انجام نمىدهند و به یک گشت یکى دو ساعته در سازمان اکتفا مىکنند، در طراحى و پیاده سازى سیستم دچار شکست مىشوند. این شکست هم متوجه تحلیلگر، و هم متوجه سازمان خواهد بود و هر دو از این موضوع زیان خواهند دید. همانطور که در ایجاد یک باغ، آماده کردن زمین، زمان و هزینهاى کمتر از کاشتن درختان را طلب نمىکند (اگر بیشتر نکند)، مطالعه سیستم موجود نیز در مقایسه با طراحى و پیاده سازى سیستم جدید، زمان و هزینه قابلتوجهى را مصرف مىکند
نسبت در سیستمهاى مختلف، متفاوت است.
مطالعه سیستم موجود، اثرات متعددى را در توسعه سیستم مىگذارد (شکل 4-6). نقص یا عدم انجام مطالعه سیستم موجود باعث ایجاد مشکلات زیر مىشود :
1- عدم پشتیبانى کامل و لازم مدیریت در زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید و پیادهسازى. زیرا مدیریت، از جوانب و ابعاد مشکل آگاه نشده است. معمولاً قبل از مطالعه سیستم موجود، مدیریت تنها بخش کوچکى از مشکلات سازمان را شناسائى کرده است، بنابراین اهمیت کمترى براى اصلاح و توسعه سیستم قائل خواهد شد.
2- عدم تصریح و تشریح مسئله و اهداف مورد نظر و اشتباه گرفتن اهداف.
3- خوشبینى بیش از حد.
4- انتخاب شرایط و سختافزار نامناسب و سیستم کامپیوترى نامناسب. نکته قابل توجه آنست که درموارد متعدد، سختافزار و نرمافزار با برآوردى سریع و بدون در نظر گرفتن شرایط مسئله و محیط سیستم انتخاب مىشوند. این موضوع منجر به غیرقابل استفاده شدن یا تحمل ضرر تغییرات مجدد مىشود.
5- شکست خوردن و عملى نشدن طرح. این موضوع مىتواند ناشى از دو علت باشد. اول آنکه شرایط اجراى طرح درست محاسبه نشده، و دوم آنکه طرح اصلاً امکان پذیر نباشد.
6- خطاى تخمینها و پیشبینىها در هزینه، زمان، فعالیتها، همکاریها و ....
7- مقاومت کارکنان در مقابل تغییرات. شناسائى سیستم موجود و مشکلات آن، به کارکنان سازمان نیز اهمیت و لزوم اصلاحات را نشان خواهد داد و همکارى آنان را در اصلاح سیستم جلب خواهد کرد.
8- اصطکاک سیستم با عوامل محیطى. وقتى در هنگام طراحى و ساختن یک اتومبیل، شرایطى را که قرار است آن اتومبیل در آن فعالیت کند درست نشناخته باشید، اتومبیل طراحى شده در آن محیط قابل استفاده نخواهد بود. مثلاً اگر قرار است اتومبیل در جادههاى کوهستانى حرکت کند (و شما این موضوع را ندانید) ممکن است اتومبیلى با محور و کف (شاسى) کوتاه طراحى کنید. این اتومبیل در اولین دستاندازهاى جاده متوقف، و بر روى دستاندازها معلق خواهد ماند!.
9- عدم امکان انجام ارزیابى سیستم پس از اتمام کار. وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشکلاتى بوده است، نمىتوانیم تشخیص دهیم که سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم قبلى بهتر است.
10- دیده نشدن تمام جوانب مشکل و اصلاح یکبعدى سیستم. مشکل ممکن است ابعاد مختلفى داشته باشد و ما تنها یک بعد آن را مشاهده، و بر اثر مشاهده همان یک بعد، به اصلاح سیستم مبادرت کرده باشیم. مطالعه سیستم موجود، ابعاد دیگر مشکل را نیز بر ما مشخص مىکند.
11- اصلاح دید مدیریت. تجزیه و تحلیل سیستم یک موضوع قالب بندى شده و مشخص نیست. احتمال اینکه دید مدیریت از مطالعه طراحى سیستم، چیزى باشد و دید تحلیلگر خبره چیز دیگر بسیار زیاد است. این یعنى، تحلیلگر روى سیستم کار مىکند، ولى وقتى گزارش نهائى سیستم جدید به مدیریت ارائه مىشود، مدیریت اصولاً با آن مخالفت مىکند، زیرا دید وى با دیدگاه تحلیلگر یکى نبوده است. مطالعه سیستم به ما این اجازه را مىدهد، تا آنچه را که براى خودمان درست تلقى مىکنیم براى مدیریت مطرح کرده، و اولاً به او جوانب مسئله را نشان دهیم، او را از جزئیات و مسائلى که معمولاً مدیران به آنها توجه نمىکنند، با خبر کنیم، صورت مسئله را به شکل منظم، مدون و طبقهبندى شده درآوریم، و نکات ابهام را برطرف کنیم. ثانیاً تایید مدیریت را براى انجام مطالعه و جزئیات و اهداف مطالعه بگیریم. و ثالثاً از دیدگاههاى مدیریت مطلع شویم و دیدگاههاى خود را اصلاح کنیم.
3-6 - مراحل مطالعه
مطالعه سیستم موجود طى مراحل زیر انجام مىشود :
1- تهیه برنامه زمانى.
2- جمعآورى اطلاعات در مورد محدوده تحت مطالعه.
3- درک و مستندسازى سیستم موجود.
4- ارائه مستندات سیستم موجود به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.
5- پىبردن به مشکل و ریشههاى آن و تعیین راهحلهاى کلان رفع مشکل.
6- ارائه موارد مشکل به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.
7- بررسى امکان پذیرى.
8- تعریف دقیق مسئله، خواستههاى سیستم و چهارچوب سیستم جدید.
9- تعیین محیط عمومى و بستره سختافزارى و نرمافزارى سیستم کامپیوترى.
10- برنامهریزى و تعیین سازماندهى مطالعه و طراحى سیستم جدید.
11- برآورد هزینه و زمان و تعیین میزان کارائى و ارزش سیستم جدید.
12- تنظیم گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود.
13- ارائه گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود به مدیریت و احیاناً ارائه توضیحات شفاهى.
همانطور که مشاهده مىشود، علاوه بر آنکه در انتهاى پروژه، گزارش سیستم موجود به مدیریت ارائه مىشود، در میانه انجام پروژه نیز طى دو مرحله، ابتدا وضعیت سیستم موجود به مدیریت ارائه شده و از وى خواسته مىشود نظرات خود را به تحلیلگر اعلام کند، تا چنانچه تحلیلگر احیاناً نکاتى رإ؛َّؤؤ در سیستم موجود در نظر نگرفته و یا اشتباه برداشت کرده، قبل از انجام هر فعالیت دیگر، این موارد را اصلاح کند. همچنین پس از تعیین مشکل نیز موارد مشکل را با مدیریت در میان گذاشته، و نظرات وى را جویا مىشود. به عبارت دیگر گزارش مطالعه سیستم موجود، در سه مرحله به مدیریت ارائه و تایید وى براى هر مرحله اخذ مىشود.
در هر یک از موارد، درک سیستم موجود و یا پىبردن به مشکل و یا بررسى امکان پذیرى، احتمال بازگشت به عقب وجود دارد، و گاه لازم مىشود تا مرحله قبلى در مواردى تکرار شود.
در تمام مراحل انجام پروژه، باید مدیریت و کارکنان به عنوان یکى از اعضاء همیشگى تیم محسوب شوند. جلب همکارى مدیران و کارکنان بر عهده تحلیلگر است. پروژه باید توسط همه انجام شود. تحلیلگر باید از کمک افراد سازمان در مطالعه سود ببرد و در موارد مختلف از جمعآورى اطلاعات گرفته تا تعیین محیط عمومى سختافزار و نرمافزار، آنها را در انجام فعالیتها دخالت دهد. همچنین در تمام مراحل کار، ارزش و اهمیت فعالیتى را که در حال انجام است (تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم) براى تمام افراد، به روشهاى گوناگون و مناسب تشریح شود. در تمام طول پروژه، افراد سازمان باید در جریان مراحل انجام کار و وضعیت جارى کار مطالعه سیستم قرار داشته باشند. تحلیلگر همچنین مىتواند در صورت لزوم ستادى را در سازمان تشکیل دهد، که وظیفه هدایت و سازماندهى و نظارت بر فعالیت تجزیه و تحلیل سیستم را بر عهده داشته باشند. مدیران ارشد سازمان، چند کارمند با تجربه و مطلع و خود تحلیلگر از اعضاء این ستاد هستند. این ستاد به تحلیلگر در رفع مشکلات کمک مىکند و مهمتر آنکه سازمان را در همکارى در کار تجزیه و تحلیل برمىانگیزد. شکل 5-6 چگونگى انجام مراحل مطالعه سیستم موجود را نشان مىدهد.
4-6- برنامهریزى
اولین گام در انجام هر فعالیت، برنامهریزى براى آن است. وقتى مىخواهید در تعطیلات به مسافرت بروید، براى مسافرت خود برنامهریزى مىکنید. چه روزى حرکت کنید؟ چه روزى برگردید؟ با چه وسیلهاى بروید؟ در کجا اقامت کنید؟ و سئوالات متعدد دیگر باید پاسخ داده شوند تا "برنامه" سفر شما مشخص شود.
مطالعه سیستم موجود نیز از این امر مستثنى نیست. با توجه به پیچیده بودن و تعدد کارهائى که باید در این فاز انجام شود، برنامهریزى اهمیت زیادى پیدا مىکند.
اولین چیزى که باید در برنامهریزى مشخص شود، راهکار اختصاصى توسعه سیستم است (مطالب فصل 4-3 را به یاد بیاورید). با توجه به سیستم مورد نظر و شرایط محیطى آن، باید چرخه حیات، متدولوژى و مدل مناسب براى توسعه سیستم انتخاب شود و این عوامل سهگانه را به نحوى تغییر داد و تنظیم نمود، تا با شرایط مسئله تطابق کامل پیدا کند. رئوس و محور راهکار اختصاصى توسعه سیستم، که طى تجزیه و تحلیل این سیستم مورد استفاده قرار مىگیرد، باید مکتوب و مستند شود تا اولاً خود تحلیلگر فراموش نکند که جزئیات راهکار مورد استفاده چیست، و ثانیاً افرادى که با تحلیلگر همکارى مىکنند و یا افرادى که قرار است کار یک تحلیلگر را ادامه دهند، از راهکار مورد استفاده باخبر شوند.
سپس تحلیلگر باید استاندارد کارى تیم تجزیه و تحلیل را مشخص کند. این استاندارد شامل تمام مواردى مىشود که به نحوى با فعالیت مطالعه سیستم موجود و مطالعه و طراحى سیستم جدید سروکار دارند. از جمله:
نرمافزار ویراستار مورد استفاده براى نگارش گزارشها.
قالب گزارشهاى افراد تیم.
طریقه تنظیم و ارائه گزارشهاى افراد تیم.
زمان و تعدد ارائه گزارشهاى افراد تیم.
قالب فیزیکى مستندات سیستم، از اندازه صفحه گرفته تا نوع قلم و چگونگى صفحه بندى.
قالب منطقى مستندات از طریقه طبقه بندى و فصل بندى گرفته تا چگونگى تنظیم صفحه عنوان و فهرست.
مکانیزم کد گذارى. شامل مکانیزم کدگذارى مستندات. مکانیزم شمارهگذارى صفحات مستندات. مکانیزم کد گذارى بخشهاى مختلف سازمان و....
نمودارهاى مورد استفاده.
سیستمهاى Case مورد استفاده.
در حالت کلى، براى تمام موارد لازم باید استاندارد مشخصى وضع شود. این استاندارد به عنوان یک قرارداد، در بین تمام اعضاء تیم تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار مىگیرد. متن موارد استاندارد باید در مستندات جداگانه مکتوب شود، و در هنگام توسعه سیستم و پس از آن (در زمان نگهدارى سیستم)، در اختیار تمام افرادى که به نحوى با توسعه و یا نگهدارى سیستم در ارتباط هستند قرار گیرد. در طى انجام پروژه ممکن است بر حسب نیاز، مواردى به استاندارد اضافه شود، که این تغییرات نیز باید در مستندات استاندارد ثبت شود (شکل 6-6).
نکته قابل توجه آنست که راهکار و استاندارد وضع شده در ابتداى فاز مطالعه سیستم موجود، در تمام پروژه و فازهاى بعد هم معتبر و قابل استفاده خواهد بود. به عبارت دیگر راهکارها و استاندارد براى تمام پروژه وضع مىشود، نه براى یک فاز.
یک تحلیلگر خبره و با تجربه، بهتر است تا مجموعهاى از استانداردهاى مورد نیاز در انجام
پروژههاى تجزیه و تحلیل را براى خود گردآورى، و در تمام پروژهها از آن استفاده کند. بدین ترتیب در ابتداى هر پروژه، وقت کمترى صرف تعیین استانداردها خواهد شد.
پس از مشخص شدن راهکار و استاندارد، باید مراحل انجام مطالعه سیستم موجود مشخص شود و تقدم و تاخر زمانى و مدت انجام هر یک از کارها و شخص انجام دهنده کارها تعیین، و در یک جدول زمانى تدوین شود. این کار باید در سطحى از کارها، ریز و وارد جزئیات شود که هر کار خاص را بتوان توسط یک نفر، در مدت زمانى کوتاه انجام داد. سپس بااستفاده از اطلاعات جدول زمانى، نمودار مسیر بحرانى - CPM پروژه رسم شود. با توجه به اینکه این موضوع در بخش چهارم کتاب مختصراً مورد بحث قرار گرفته است، از توضیح بیشتر این فعالیت خوددارى مىکنیم
و...
