لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 18
مقدمه
فرارسیدن ماه مبارک رمضان را به منجی بشریت و حضور شما مسوولین محترم تبریک می گویم، با قبولی طاعات و عبادات شما، از اینکه با یاری خدا توانستم در آزمون کتبی مدیریت آموزشی شرکت کنم و قبول شوم و هم اکنون پروژه عملی خود را تهیه کنم خداوند را شاکرم. در این کتاب سعی کردم از منابع و مأخذ کتابهای مختلف که از اساتید و مدیران مجرب به چاپ رسیده است و سالها تجربه کاری دارند مطالبی را تهیه کنم. این پروژه شامل نه فصل و هر فصل شامل چند بند می باشد و تا حد امکان سعی کرده ام که از عبارات و کلمات نامفهوم استفاده نکنم و امیدوارم که در این خصوص هم موفقیت لازم را کسب نمایم ناگفته نماند در این راه مشوقیتی هم داشته ام که من جمله سرکار خانم عظیمی بوده اند. تجربیاتی که داشته اند را در اختیار من گذاشتند و از ایشان کمال تشکر را دارم.
با آرزوی سلامتی و بهروزی برای تمام مدیران
- تنظیم عنوان نامه
عناوین نامه در مکاتبات اداری، بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح و آغازی منطقی، اثری مطلوب در خواننده بجا خواهد گذاشت عنوان نامه، مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد چنانچه در انتخاب عنوان نامه دقت کافی به عمل نیاید امکان وجود دارد که مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نگارنده امضاء کننده حالت مخالف به خود بگیرد که مسلما نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد. در حال حاضر برای تنظیم عنوان نامه از واژه های « از ما به ما موضوع» استفاده می گردد به این ترتیب که د رمقابل از نام فرستنده و در مقابل « به » عنوان گیرنده نامه و در مقابل واژه « موضوع» جمله کوتاهی که مبنی بر محتوای نامه باشد نوشته می شود.
2- تنظیم متن نامه
به طور کلی متن برنامه اداری از سه قسمت متمایز از همدیگر تشکیل می شود:
مقدمه
تنظیم متن نامه
به طور کلی متن برنامه هر نامه اداری از سه قسمت متمایز از همدیگر تشکیل می شود:
مقدمه
پیا اصلی
اختنام مطلب و نتیجه گیری
مقدمه: در فرهنگ فارسی معادل « طلیعه اول هر چیزی» آمده است در اصطلاح نگارش عبارتست از سر آغاز و یا آنجچه در ابتدای هر نوشته آورده می شود بدون شک کلیه نامه ها به خصوص مکاتبات اداری باید مقدمه داشته باشد نویسنده در مقدمه ای کوتاه که درآغاز نامه عنوان می نماید ذهن خواننده را بر دریافت پیام خود آماده ساخته و از طرفی وی را در دست یابی به سوابق کمک می نماید در آئین نگارش آنچه مورد نظرات هدف از مقدمه است که باید در نیل به آن کوشش کرد در برخی از نامه ها که بسوق و سابقه می باشد، شماره تاریخ نامه قبلی می تواند به عنوان مقدمه مورد استفاده قرار گیرد زیرا از طریق آن خواننده و یا دریافت کننده نامه، سوابق قبلی را مورد مطالعه قرار داده و به سهولت نسبت به تهیه پاسخ لازم اقدام می نماید، که می توان در نامه های اداری سازمان از واژه هایی مانند: پاسخ نامه و یا پیرونامه و ... استفاده کرد.
در مورد نامه هائی که ابتدا به ساکن تهیه و ارسال می گردد، لازم است که در مقدمه انگیزه و هدف از ارسال نامه تسریح شود. علت ارسال نامه ممکن است یک تکلیف قانونی باشد که دریافت کننده ملزم به اجرای آن است و یا یک ضرورت و لزوم اداری، در مورد اول سپس از ذکر عنوان قانون و شماره ماده اصل آن در داخل علامت گیومه « .....» نوشته می شود. چنانچه بنابر ضرورت اداری لازم باشد که نام نوشته شود، دلائل کافی در توجیه مطلب در مقدمه بیان می شود.
پیام اصلی: منظور پیام اصلی ، همان چیزی است که نامه برای انتقال آن ارسال می گردد بنابراین با اهمیت ترین قسمت متن می باشد شایان ذکر است که موفقیت یا عدم موفقیت نگارنده نامه در گرو تنظیم و تدوین صحیح همین قسمت است. نامفهوم بودن پیام باعث ایجاد مکاتبات اضافی شده در نتیجه مقدار زیادی دقت و هزینه بدون دلیل مصرف می گردد. با توجه به این نامه یکی از مهمترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمان ها وادارات است ، شایسته است ک در نوشتن آن از لغات دور از ذهن و متروک و کنایه و استعاره های پیچیده استفاده نشود بهترین راه در نگارش اداری پرداختن به موضوعات اصلی و توضیحات لازم پیرامون آنهاست.
ج- اختنام مطلب و نتیجه: نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند ولی آنچه در پایان نامه بیش تر به چشم می خورد نشان دهنده اهمیت آن و ترتیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام درخواست و ارسال پاسخ است از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه چه مثبت و چه منفی کاملا مشخص گردد. تفکیک ارکان متن نامه لزومی ندارد ولی رعایت ضمنی آن باعث می شود که نامه ای روشن، و با محتوائی مطلوب تهیه و ارائه گردد.
مرحله سوم: بررسی پیش نویس: بعد از آن که پیش نویس تهیه گردد لازم است قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که: پیش نویس تهیه شده کامل و بودن نقص بوده و به تمام درخواست های فرستنده نامه پاسخ گفته شده است یا خیر. چنانچه مطالب عنوان شده ناقص باشد باید اصلاحات لازم به عمل آید برای بازبینی پیش نویس، می توان از فهرست بررسی ( چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی، سوالاتی مطرح می شود که سوالات مطروحه، بستگی به سلیقه نویسنده و یا موقعیت و خواسته سازمان دارد که قبلا باید تهیه شده و در جلوی دید تهیه کننده نامه باشد. بدین ترتیب ، تهیه کننده پیش نویس می تواند از طریق آن، مطالب نوشته شده را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهد و در صورت لزوم اصلاحاتی در آن به عمل آورد.
شناسایی مقررات مکاتبات اداری:
نامه در لغت به معنی: نوشته ، کاغذ نوشته شده، کتاب و همچنین ورقه ای که روی آن مطالبی خطاب به کسی نویسند. نامه در اصطلاح عبارتست از مکاتباتی که با هدف معین و مشخص فی مابین اشخاص حقیقی و یا حقوقی و همچنین بین سازمان ها به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد. نامه اداری در تعریف عبارتست از کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن یا از سازمانی به سازمان دیگر، درباره انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد. نامه های اداری نامیده می شود
با بیان دیگر: « هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارتخانه سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار می گیرد» اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود.
مشخصات نامه های اداری:
نامه های اداری دارای مشخصات ویژه ای هستند که آن را از سایر نامه ها متمایز می سازد ویژگیهای که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از: شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده ، موضوع و نام و عنوان امضاء کننده نامه و سرانجام امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت دار فقدان هر یک از این موارد باعث خارج شدن نامه از جنبه اداری می گردد.
اجزاء و ارکان نامه اداری:
هر نامه اداری ازپنج قسمت تشکیل می شود:
1- سرلوحه 2- عناوین گیرنده – فرستنده و موضوع نامه 3- متن نامه 4- امضاء نامه 5- گیرندگان رونوشت
سرلوحه: به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولا در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است در وزارتخانه ها و موسسات دولتی، آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه ، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست می باشد. برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاص خود را به بالای نامه چاپ می کنند در استاندارد شماره 379 موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران سرلوحه چنین تعریف شده است زیرا آن که در بالا وسعت راست کاغذ و تاریخ ، شماره، پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد می باشد» ( چاپ نام موسسه به صورت الزامی است).
عنوان های گیرنده ، فرستنده و موضوع نامه:
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرنده ی نامه کلمه « به » مشخص می شود.
منظور از فرستنده نامه عبارتست از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته می شود. بیان کننده ی عنوان فرستنده نامه کلمه « از » می باشد.
موضوع نامه: منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که بین محتوای نامه باشد.
موضوع نامه با کلمه « موضوع» مشخص می گردد.
متن نامه: مطالب و شرحی است که درارتباط با موضوع نامه نوشته می شود در حقیقت هدف نامه است متن نامه، ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه درچندین بند ( پاراگراف تهیه و تنظیم گردد.
امضاء نامه:
رکن اساسی هر نامه، امضاء آن می باشد. نامه بدون امضاء سندیت ندارد و نمی تواند در جریان کار اداری قرار گیرد. بنابراین مسئولیت نهایی هر نامه با فرد یا مقام سازمانی است، که نامه به وسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند، و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود.
گیرندگان رونوشت: منظور از گیرندگان رونوشت، واحد های سازمانی یا اشخاص هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادرگردد. گیرندگان رونوشت معمولا با عبارت « رونوشت به» مشخص می گردد.
اندازه و ابعاد نامه های اداری:
در گذشته نه چندان دوره ضابطه ای برای انتخاب اندازه ی کاغذهای اداری وجود نداشت به همین دلیل در سال 1346 به موجب بخش نامه ی شماره 1046-3/2/46 نخست وزیری مقرر گردیده که اندازه و ابعاد و ابعاد نامه های اداری در دو قطع به شرح زیر استاندارد گردد.
قطع بزرگ 210×297 ملیل متر و قطع کوچک 148×210 میلی متر. سپس این اندازه ها وسیله موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایرا به شماره 379 در مهر ماه 1349 استاندارد گردید درهمان استاندارد برای سایر مصارف اداری در استاندارد مختلف دیگر ارائه گردید. نحوه انتخاب کاغذ برای مکاتبات اداری، بر طبق استانداردهای اخیر الذکر به شرح زیر است.
قطع A4 به اندازه 210×297 میلی متر مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 ( قطع بزرگ ) بیشتر باشند
قطع A5 – به اندازه 148×210 میلی متر مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A5 ( قطع کوچک) کمتر باشند
سایر قطع های مورد استفاده:
قطع A6 به اندازه 105×148 میلی متر است که بدون سرلوحه است و برای مبادله پیام اداری بین کارمندان و یا به عنوان یادداشت اداری مورد استفاده قرار می گیرد.
قطع A3 به اندازه 297×420 میلی متر و برای جداول، نمودارها، صورتهای مالی مورد استفاده قرار می گیرد. با توجه به رابطه نسبی بین ابعاد کاغذهای استاندارد شده ملاحظه می گردد که در جهت کوچک شدن قطع کاغذ، همواره طول کاغذ بزرگتر، نصف شده و عرض کاغذ جدید را تشکیل می دهد. به این ترتیب، هم رعایت استاندارد شده، و هم اینکه به هنگام نیاز، قطع های بزرگتر و یا کوچکتر به سهولت بدست می آیند.
فواید است استاندارد در نامه های اداری: 1- جلوگیری از ضایعات کاغذ به هنگام برش
2- هم آهنگی با قطع کاغذهای متداوی در سایر کشورها
3- سهولت در امر بایگای و نگه داری علمی به طوریکه دوام کاغذ در طی زمان بیش تر باشد.
شناسایی اصول استناد به قوانین و مقررات در مکاتبات اداری:
یکی از ویژگیهای خاص نامه های اداری، رعایت قوانین و استناد به مقررات جاری آن اداره یا سازمان می باشد. نکته دوم اینکه در پاسخ به نامه های اداری به شماره و تاریخ نامه فرستاده شده استناد شود تا دبیرخانه اداره در جستجوی نامه ها به شکل برنخورد.
ب- شناسایی اصول تهیه گزارش های مورد نیاز آموزشگاهها:
گزارش، انتقال پاره ای از اطلاعات است و دارای مراحلی است که باید در موقع نوشتن گزارش به آن توجه شود. 1- تفکر ودقت درباره موضوع گزارش
2- گردآوری اطلاعات صحیح 3- تهیه طرح یا الگوی گزارش
4- تهیه پیش نویس گزارش 5- ویرایش و خواندن پیش نویس و تصحیح نهایی
6- تایپ یا پاکنویس متن گزارش
7- مطالعه مجدد گزارش پس از تایپ و اصلاح آن در صورت لزوم
از مهمترین بخش های یک گزارش، روش شروع و تهیه زیر بنای آن است. موضوع دیگری که در نوشتن گزارش اهمیت دارد انتخاب موضوع است.
انواع گزارشات:
گزارشات اداری : این گزارشات بیشتر در ادارات یا سازمانهای دولتی مرسوم است و ممکن است یک گزارش ساده یا یک گزارش آماری باشد
گزارش بازرگانی : در شرکتهای بازرگانی و یا صنعتی و بانکها معمول است
گزارشات اجرائی: بیشتر از طرف مدیران داخلی تنظیم و ابلاغ می شود
گزارش دوره ای یا ادواری ا: معمولا به طور مرتب در پایان هر هفته یا ماه یا فصل یا سال از سازمانهای رده پایین به سازمان های فوق ارسال می شود.
گزارشات مخصوص: معمولا پس از بازدید خاص یا اتفاقات ویژه در سازمانها تنظیم و ارسال می شود
گزارشات رسمی: معمولا در مراکز علمی و تحقیقاتی و با دقت زیاد و براساس واقعیات و به مقام بالاتر ارسال می گردد.
گزارشات طولانی: در چندین صفحه و اکثرا به صورت جزوه یا کتاب تهیه و منتشر می شود.
فصل هفتم: توانایی برقراری روابط انسانی
الف) شناسایی مفهوم ارتباط و عوامل تشکیل دهنده آن عوامل موثر ارتباطی، موانع ارتباطی مفهوم ارتباط و عوامل تشکیل دهنده آن:
ارتباط به زبان ساده عبارتست از « فرآیند انتقال پیام از فرستنده به گیرنده مشروط بر آنکه محتوای مورد انتقال از فرستنده به گیرنده منتقل شود و بالعکس» برداشتن که از این تعریف می توان داشت این است که ارتباط نوعی فرآیند است دیگر اینکه برای برقراری ارتباط حداقل حضور سه عنصر فرستنده، گیرنده و پیام الزای است و سرانجام شرطی است که در متن تعریف نهفته است اگر آ شرط انجام نشود اصولا ارتباطی برقرار شده با توجه به تعریف عده ای، بهترین معلم و مربی را بهترین برقرار کننده ارتباط می دانند بسیار واضح است که اگر مربی ( که معمولا نماینده فرستنده پیام در نظر گرفته می شود) نتواند پیام خود ( مطالب آموختنی و مهارتی) را به فراگیر منتقل کرده و باز خود لازم را از او دریافت کند اصولا ارتباطی رخ نداده است.
شناسایی عوامل موثر ارتباطی:
پژوهش های روانشناسان اجتماعی، نشانگر آن است که گفت و شنودها الزامات بسیاری را برای افراد پدید می آورد و اثر قابل توجهی روی رفتار فرد دارد بویژه فرآیند تصمیم گیری که آن را برای فرد آسان می سازد چهار عامل در این میان نقش تعیین کننده ای دارند.
ویژگیهای پیام گیر 2
بودجه 43ص
